1 - GESTIÓN GENERAL
Para crear un presupuesto de ventas iremos al menú .
De la ficha del presupuesto destacaremos los siguientes campos de la cabecera:
- Estado: En este campo se muestra en qué estado del proceso se encuentra el presupuesto. Existen 5 estados posibles: Pendiente, Aceptado, Rechazado, Sustituido, Finalizado.
- Fecha presupuesto: En este campo se indica la fecha en que se realiza el presupuesto.
- Fecha aceptación / Fecha rechazado / Fecha finalización: Estos campos están vinculados con el estado en que se encuentre el presupuesto. Según sea el estado, en esta sección podemos indicar la fecha en que se aceptó, rechazó o se dio por finalizado el presupuesto.
- Versión: Aquí se muestra la versión del presupuesto. Detallaremos el uso de este campo más adelante en este mismo documento.
- Número presupuesto: En este campo se muestra el número de presupuesto.
- Validez: En este campo podemos indicar el tiempo durante el cual tendrá validez el presupuesto. Si indicamos una unidad de tiempo en este campo, se calculará automáticamente la "fecha fin validez" del presupuesto.
- Fecha fin validez: Podemos indicar la fecha límite de la validez del presupuesto. Este campo se rellenará automáticamente si indicamos una unidad de tiempo en el campo "Validez".
- N.º ref. cliente: Podemos indicar el número de presupuesto del cliente, u otra referencia que nos sirva para localizar el presupuesto.
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En los detalles de la ficha del presupuesto indicaremos los artículos, cantidades, etc. solicitados.
- Cantidad: Indicaremos la cantidad de material presupuestado para el cliente.
- Referencia: Podemos indicar la referencia del artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar el artículo.
- Artículo: Podemos indicar el artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar la referencia.
- Descripción: Al indicar el artículo, este campo se rellenará automáticamente con la descripción del artículo, pero podemos modificarlo. El texto que indiquemos en este campo será el que aparecerá en el impreso.
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2 - ESTADOS DEL PRESUPUESTO
Durante el proceso de venta los presupuestos pueden pasar por varios estados.
- Pendiente: Es el estado inicial del presupuesto. Indica que aún estamos gestionando el presupuesto o esperando respuesta del cliente.
- Aceptado: Es el estado que indicamos cuando el cliente acepta el presupuesto.
- Rechazado: Es el estado de un presupuesto cuando ha sido rechazado por el cliente.
- Sustituido: Pasaremos el presupuesto a este estado cuando el cliente descarte el presupuesto pero se le haya pasado un segundo presupuesto para su valoración.
- Finalizado: Cuando creamos un pedido, contrato, albarán, o factura a partir del presupuesto este pasará automáticamente a estado finalizado.
Nota:
Al pasar el presupuesto a los estados Aceptado/Rechazado/Sustituido/Finalizado el contenido del presupuesto quedará bloqueado.
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3 - GENERACIÓN DE UN PEDIDO/CONTRATO/ALBARÁN/FACTURA DESDE EL PRESUPUESTO
Una vez aceptado el presupuesto podremos generar el documento de venta que necesitemos
(pedido, contrato, albarán, o factura) y ejecutarlo manualmente mediante el menú
"Opciones".
Cómo podemos ver en la imagen siguiente, podemos acceder al menú
.
RECUERDE QUE ...
Para poder generar un documento de venta a partir del presupuesto, este debe estar en estado "Aceptado".
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Una vez ejecutado el proceso de generación del documento, se mostrará el documento correspondiente (pedido, albarán, o factura).
Los datos indicados en el presupuesto (cliente, dirección, contacto, descripción, gestión de cobro, etc.) serán los utilizados para generar el documento.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en la imagen siguiente podemos ver que se ha generado el albarán.
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4 - OPCIONALES
A veces queremos indicar productos o servicios adicionales en el presupuesto sin que estos estén incluidos en el mismo. Estos productos adicionales, son productos a tener en cuenta por el cliente pero que no se contemplan en el importe total del presupuesto.
Para gestionar este producto deberemos ir a la pestaña "Otros" y marcar la opción "Incluir opcionales", de esta forma se activará una nueva pestaña ("Opcionales") en los detalles de la ficha.
El funcionamiento para la inclusión de los productos opcionales en un presupuesto es el mismo que el utilizado en la pestaña "Detalles", sólo difiere en que este tipo de producto se mostrará en otra hoja de presupuesto sin afectar al total de este.
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Cómo vemos en el impreso del presupuesto, los productos opcionales se indican en una hoja aparte y sin afectar al total del presupuesto.
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5 - GESTIÓN DE VERSIONES DEL PRESUPUESTO
Podemos generar varias versiones de un mismo presupuesto para incluir variaciones a petición del cliente sin tener que crear el documento de nuevo.
Para crear una nueva versión del presupuesto iremos al menú
, y en esta nueva versión podremos realizar todos los cambios solicitados por el cliente.
El número del presupuesto y de las versiones que derivan de este, tienen una nomenclatura concreta. Así, las nuevas versiones de un presupuesto se nombrarán con el número de presupuesto acompañado del número de versión correspondiente.
En la imagen siguiente podemos ver que el número identificativo de nuestro ejemplo es el
"13 - 2", ya que esta es la segunda versión del presupuesto número
"13", y hemos realizado varios cambios en su contenido.
Nota:
El símbolo de separación entre el número del presupuesto y el número de versión, se puede configurar mediante , en el campo "Separador versiones pres.".
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Actualización de los precios de venta
El cambio de precio en la ficha de los artículos no modifica los precios de los documentos ya creados con anterioridad.
Pero es posible que en algún caso hayamos cambiado nuestros precios de venta, y deseemos actualizar los precios indicados en un presupuesto ya creado.
Para ello accederemos al menú .
Continuando con nuestro ejemplo, podemos ver que se han actualizado los precios de venta de los artículos M3 y M4.
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Cambiar tarifa
Podemos cambiar la tarifa a aplicar a un cliente de un presupuesto ya creado.
Para realizar este cambio deberemos hacerlo desde el menú .
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En la imagen siguiente podemos ver que se han actualizado los precios según la nueva tarifa.
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