1 - TIPOS DE ALBARANES
Para crear un albarán de ventas iremos al menú .
Desde la "Lista de albaranes clientes" podemos crear cualquiera de los 3 tipos distintos de albaranes de ventas:
- Entrega pedidos: Permite la creación de un albarán vinculado a uno o varios pedidos de un cliente.
- Entrega directa: Podemos crear un albarán del material entregado, sin que esté vinculado a ningún pedido previo del cliente.
- Devolución: Permite crear un albarán para la devolución de material.
×
![]()
Los tres tipos de albaranes básicamente se gestionan de igual forma.
La estructura y gestión de la cabecera es común para todos ellos, solo difieren ligeramente en la gestión de los detalles.
2 - GESTIÓN DE LA CABECERA DEL ALBARÁN
De la ficha del albarán destacaremos los siguientes campos de la cabecera:
- Estado: En este campo se muestra en qué estado del proceso se encuentra el albarán. Existen 5 estados posibles: Elaboración, En validación, Pendiente facturación, Facturado o No facturable.
- N.º albarán: Se muestra nuestro número de albarán.
- N.º ref. cliente: En este campo podemos indicar el número de pedido del cliente, u otra referencia que sirva para localizar el albarán.
- Fecha preparación: En este campo podemos indicar la fecha en que se preparó el albarán, cuando este se encuentre en estado "Elaboración".
- Fecha entrega: Es la fecha en la que emitimos el albarán, es decir, la fecha de salida del material.
×
![]()
3 - GESTIÓN DE LOS DETALLES DEL ALBARÁN
En los detalles de la ficha del albarán indicaremos los artículos, cantidades, etc. que preparamos en la entrega.
El tratamiento de esta información difiere ligeramente según el tipo de albarán que utilicemos.
Entrega directa
Cómo este tipo de albarán no está vinculado a ningún pedido de cliente podremos indicar:
- Cantidad: Indicaremos la cantidad de material entregado al cliente.
- Referencia: Podemos indicar la referencia del artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar el artículo.
- Artículo: Podemos indicar el artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar la referencia.
- Descripción: Al indicar el artículo, este campo se rellenará automáticamente con la descripción del artículo, pero podemos modificarlo. El texto que indiquemos en este campo será el que aparecerá en el impreso.
×
![]()
Entrega de pedidos
Este tipo de albarán estará vinculado a los pedidos de clientes.
Al indicar el cliente al que está vinculado el albarán, podremos acceder a las líneas de pedido pendientes para este cliente en concreto. Aunque, si es necesario, se pueden añadir líneas manualmente.
En los albaranes de entrega de pedidos, los campos
"Referencia" y
"Artículo" se mostrarán bloqueados para todas aquellas líneas en que la información ha sido traspasada directamente desde el pedido.
En los detalles de este tipo de albarán también dispondremos del campo
"Línea pedido" en el que se indicará a que línea y pedido está vinculada la línea.
Nota:
Los campos "Centro de imputación" y "Agente comercial" de la cabecera pueden servir de filtro a la hora de acceder a las líneas de pedido disponibles.
En la imagen podemos ver cómo a través del botón
"Añadir líneas pedido" podemos incluir las líneas de pedido pendientes que seleccionemos.
×
![]()
También disponemos del botón "Añadir todas líneas pedido pendientes" con el que podemos incluir todas las líneas de pedido pendientes para este cliente de una sola vez.
×
![]()
Devolución
Los albaranes de devolución, básicamente, se gestionan igual que los albaranes de entrega directa.
La única diferencia radica en la contabilización de las unidades de material incluidas en los detalles, ya que estas se sumarán al stock.
Nota:
También podemos llevar a cabo la devolución de material con un albarán de entrega directa, indicando las cantidades en negativo.
×
![]()
A continuación podemos ver un ejemplo de impresión de un albarán de devolución.
×
![]()
4 - ESTADOS DEL ALBARÁN
Durante el proceso de venta los albaranes de entrega pueden pasar por varios estados.
- Elaboración: Mientras esté en este estado, los artículos que en él se detallen constarán en la ficha del artículo cómo
"En expedición" y no se reducirá el stock real de los artículos.
- En validación: Es un estado intermedio entre
"Elaboración" y
"Pendiente facturación". Es el estado que indicamos mientras se valida el contenido del albarán, normalmente con sistemas basados en códigos de barras.
- Pendiente facturación: Es el estado de un albarán cuando hayamos entregado el material y estemos pendientes de entregar la factura al cliente. Es, por defecto, el estado inicial al crear un albarán.
- Facturado: Al crear la factura, el albarán pasará a estado
"Facturado".
(Si se borra la factura, o se retira el albarán de la factura, el albarán pasará de nuevo al estado anterior "Pendiente facturación".)
- No facturable: Podemos pasar a esta categoría aquellos albaranes de material que no facturaremos al cliente
(por ejemplo, un envío de muestras).
Nota:
Por defecto, el estado inicial de un albarán de ventas es "Pendiente facturación". Podemos cambiar esta configuración desde la ficha de la empresa () y accediendo a la pestaña "Ventas", donde indicaremos "Elaboración" o "Pendiente facturación" en el campo "Estado Inicial alb.".
Nota:
Los estados de "Elaboración" y "En validación" no se explicarán en este documento. Para más información consulte el siguiente enlace: Proceso de validación en los albaranes de ventas
Facturación de un albarán
Podemos facturar el albarán desde y crear una factura de ventas con el albarán incluido.
×
![]()
Una vez facturado, este albarán pasará automáticamente a estado "Facturado".
El filtro de la lista de albaranes de ventas viene configurado por defecto para mostrar los albaranes en estado "Elaboración", "En validación" y "Pendiente facturación".
De esta forma, al acceder a la lista de albaranes, sólo se muestran aquellos albaranes que están en proceso.
×
![]()
Para consultar los albaranes en estado "Facturado" o "No facturable", deberemos acceder al filtro y cambiar su configuración.
×
![]()
Albarán no facturable
A veces podemos enviar material al cliente que después no facturaremos, como por ejemplo muestras de nuevos productos, etc.
Para evitar incluirlo en la facturación, podemos clasificar el albarán como "No facturable".
×
![]()
Documentos relacionados
