G-20663 :Gestión de notas

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G-20663: Gestión de notas

Tipo documento: Guía

Módulos: General

Fecha creación: 17/10/2012

Versión: 2013.1 build 4394

Última revisión: 30/01/2014

( 2014.1 build 5107 )

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

Puede resultarnos útil el uso de notas para que nos sirvan de recordatorio, o para que podamos registrar ciertas acciones/gestiones referentes a una empresa.

Las notas pueden ser de tipo administrativo o de marketing. Las de tipo administrativo son aquellas referentes a la gestión de la empresa, y las notas de marketing son todas las relacionadas con campañas de marketing o con la captación de posibles clientes.

En esta guía mostraremos cómo crear y gestionar estas notas.

Nota:
Las campañas de marketing pueden generar notas automáticas. Por ejemplo, cuando se envía un correo de una campaña, se crea una nota.

1 - GESTIÓN DE NOTAS DESDE LA AGENDA
2 - LISTA DE NOTAS
3 - NOTAS CON ACCIÓN POSTERIOR
4 - LISTA DE NOTAS PENDIENTES
5 - CAMBIO DE ESTADO DE LAS NOTAS PENDIENTES
6 - GESTIÓN DE SUBNOTAS

1 - GESTIÓN DE NOTAS DESDE LA AGENDA

Podemos añadir notas desde la pestaña "Notas" de las fichas de la agenda.

En la imagen podemos ver cómo desde la ficha de una empresa podemos añadir una nota relacionada con esta.

En la ficha de la nota podemos especificar información referente a la acción realizada.

- Autor nota: Se indicará el trabajador que introduce la nota.
- Fecha: Indicaremos la fecha de la acción.
- Duración: Podemos indicar la duración de dicha acción.
- Tipo nota: Podemos elegir entre administrativas o de marketing.

- Tercero: Indicaremos la empresa/organización de la actuación definida en la nota.
- Contacto: Podemos introducir la persona con la que hemos realizado la acción (de la lista de contactos del tercero).

- Tipo acción: Definiremos el tipo de acción realizada (llamada, email, visita, etc.).
- Descripción: Podemos incluir texto con información referente a la acción realizada.
- Medio de contacto: Dependiendo del tipo de acción realizada (llamada, email, visita, etc.), podremos indicar que medio de contacto hemos utilizado (número telefónico, dirección correo electrónico, etc.)
- Dirección: Dependiendo del tipo de acción realizada (llamada, email, visita, etc.), podremos indicar la dirección en la que se ha llevado a cabo la acción.

Nota:
Cuando la nota se crea a partir de una ficha de la agenda, algunos de los campos serán rellenados automáticamente con datos presentes en la ficha de la agenda.

Una vez creada la nota, esta quedará registrada en la ficha de la agenda, quedando un histórico de notas accesible para su gestión y/o consulta posterior.
A continuación podemos ver cómo acceder a una nota del histórico.

2 - LISTA DE NOTAS

Podemos acceder a la lista de notas desde el menú General >> Notas >> Todas las notas, donde se muestran todas las notas generadas.
Desde la lista podremos añadir nuevas notas, y/o acceder a las notas existentes.

3 - NOTAS CON ACCIÓN POSTERIOR

Las notas permiten registrar una "Acción posterior acordada", a la acción indicada en la nota.
En esta indicaremos si hemos acordado con el contacto, en realizar alguna acción posterior.

Al marcar esta opción, se habilitan los campos que permiten entrar la información necesaria referente a esta acción posterior acordada, pudiendo indicar una fecha orientativa para la realización de esta acción.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de una nota, en la que hemos indicado una acción posterior acordada.

Debido al estado en que se encuentre la ejecución de esta "Acción posterior acordada", podremos clasificar las notas en diferentes estados: "En pausa", "Pendiente", y "Finalizado".
Cuando no hay acción posterior, se considera que el estado es: "Sin".

El filtro de la lista de notas permite acotar la búsqueda de las notas según el estado de la acción acordada, así como de otros parámetros.

4 - LISTA DE NOTAS PENDIENTES

Las notas, una vez hechas, si no tienen acción posterior acordada se consideran "Finalizadas". Pero las notas que tienen una acción posterior pendiente de realizar, quedarán como "Notas pendientes" hasta realizar dicha acción.

Desde el menú General >> Notas >> Notas pendientes podemos acceder a la lista de las notas pendientes.
En esta lista el filtro está configurado para que se muestren sólo las notas "Pendientes" o "En pausa".

Desde esta lista podremos acceder a las notas pendientes y/o añadir de nuevas.

Nota:
Las notas que se añadan desde esta pantalla, serán directamente "Notas pendientes" con la opción "Acción posterior acordada" marcada.

5 - CAMBIO DE ESTADO DE LAS NOTAS PENDIENTES

Para cambiar el estado de una nota pendiente podemos acceder al menú "Cambiar estado" de la nota.

- En pausa: la acción se considerará pausada/pospuesta.
- Finalizada: la nota quedará cerrada.
- Finalizada + nota posterior: se cerrará la nota actual y se creará una de nueva en la que se copiarán los datos de la acción posterior acordada de la nota anterior.

6 - GESTIÓN DE SUBNOTAS

Para detallar las pequeñas gestiones relacionadas con una nota, podemos usar la gestión de subnotas, accesible desde Opciones >> Registrar subnotas.

De esta forma no será necesaria la creación de otra nota para gestionar la comunicación completa.

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