G-22048 :Clasificación automática de documentos

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G-22048: Clasificación automática de documentos

Tipo documento: Guía

Módulos: Documental

Fecha creación: 16/10/2015

Versión: 2016.1a build 6119

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

Para organizar la sección documental, podemos crear una clasificación para agrupar los documentos por temas.
Para agilizar esta clasificación, y evitar tener que entrar esta información cada vez que añadimos un documento directamente desde un formulario, podemos automatizar esta gestión definiendo el tema según el formulario desde el que se está añadiendo el documento.

En esta guía, mostraremos como definir esta clasificación por defecto para los formularios y cómo gestionarlos.

1 - CREACIÓN DE CLASIFICACIONES POR FORMULARIOS
2 - CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DEL DOCUMENTO

1 - CREACIÓN DE CLASIFICACIONES POR FORMULARIOS

Para poder automatizar la clasificación de documentos según el formulario desde el que se incluya el documento, debemos definir esta clasificación desde Documental >> Auxiliares >> Clasificación documentos por formularios.

La clasificación de documentos por formulario permite definir una clasificación que relaciona los diferentes formularios y la organización por temas que hayamos definido en la sección documental.

Así, desde la ficha de la "Clasificación de documentos por formulario", podemos seleccionar el formulario y el tema (según la lista de temas definida en la sección documental).

Para facilitar la explicación, nos basaremos en el ejemplo siguiente: En este caso hemos definido una clasificación de documentos por formulario, que permitirá que todos los documentos que se incluyan desde la ficha de un artículo, se clasifiquen automáticamente, por defecto, en el tema Almacén -> Fichas técnicas.

Para más información sobre la clasificación de la documentación por temas, puede consultar el siguiente enlace: Temas

2 - CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA DEL DOCUMENTO

Continuando con el ejemplo, accedemos al gestor de documentos de la ficha de un artículo y añadimos un archivo.

Una vez añadido, vemos que el archivo se ha clasificado automáticamente según lo indicado en la clasificación por formulario que hemos definido en el apartado anterior.

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