1 - ADICIÓN DE DOCUMENTOS
Desde las fichas de la aplicación podemos incluir la documentación que necesitemos.
Por ejemplo, si queremos adjuntar varios documentos en la ficha de un trabajador, accedemos a la ficha del trabajador y vamos a la opción de menú "Documentos"·
De esta forma, se abrirá un asistente que nos permitirá tres maneras de añadir documentación: "Añadir archivo", "Añadir archivo (enlace)", y "Añadir página web".
- Añadir archivo: Esta opción permite subir y almacenar archivos en la base de datos.
- Añadir archivo (enlace): Esta opción permite registrar la ruta para acceder a un archivo concreto.
- Añadir página web: Esta opción permite guardar el enlace a una página web.
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Nota:
En todos los casos, al añadir un nuevo documento, la aplicación creará una ficha para dicho documento, y la vinculará a la ficha de origen desde donde se creó.
Para más información sobre la gestión de documentos desde el módulo documental consulte el siguiente enlace: Gestión de documentos desde el módulo documental
Añadir archivo
Tal y como hemos comentado en el punto anterior, esta opción permite guardar archivos en la base de datos de la aplicación.
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Una vez guardado, podemos ver que se ha añadido en la lista de la pestaña "Documentos".
Por defecto, el campo "Nombre" es el mismo que el nombre del archivo, pero podemos modificarlo según necesitemos.
También podemos ver, que se muestra el día y la hora en la que se cargó en la base de datos, así como el tamaño.
Si lo deseamos, podemos entrar una descripción más detallada del contenido del archivo en el campo "Descripción".
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IMPORTANTE:
Esta opción carga el archivo en la base de datos. Esto significa que, aunque borremos el archivo original de la carpeta de Windows, podremos acceder a él desde esta pantalla.
Añadir archivo (enlace)
No siempre es posible cargar un archivo en la base de datos, ya que en algunos casos puede tratarse de un archivo que ocupe mucho espacio y que sobrecargue la base de datos.
Es por esta razón que, en casos de archivo de gran tamaño
(como un vídeo), es mejor añadir un enlace a la carpeta del disco duro en la que guardamos el archivo.
Nota:
Se recomienda subir archivos de menos de 5 MB, siendo el máximo permitido 20 MB.
Especificamos la ruta, y al finalizar, veremos que se ha creado el registro en la lista de documentos.
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En el registro vemos indicada la localización del archivo en el disco duro, y también, el día, y la hora.
Dispondremos, también, del campo "Descripción" dónde podremos entrar una descripción más detallada del contenido del archivo.
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IMPORTANTE:
Esta opción no guarda el archivo en la base de datos, de forma que, si borramos el archivo original, lo cambiamos de nombre, o cambiamos la carpeta, la gestión documental no podrá acceder al archivo.
Añadir página web
En algunos casos es posible que nos interese guardar enlaces a páginas web.
Esta opción, abrirá un formulario en el que podemos indicar la página web que queremos añadir a la gestión documental.
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Y al finalizar, vemos la página web registrada en la lista de documentos.
Podemos ver indicado el enlace a la página web, y también, el día, y la hora.
Dispondremos, también, del campo "Descripción" dónde podremos entrar una descripción más detallada.
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Señalización de documentación disponible
Cuando una ficha contiene documentos, el icono de la opción de menú "Documentos" se muestra diferente para señalizarlo.
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2 - OPCIONES DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Una vez añadidos los documentos, vemos que desde la gestión de documentos de las fichas se habilitan varias opciones de visualización, descarga, impresión, etc. que detallamos a continuación:
Acceso a la ficha del documento
Para acceder a la ficha de un documento, seleccionamos el documento y pulsamos sobre la opción "Ficha documento".
Desde su ficha podremos consultar/añadir información relacionada con dicho documento.
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Visualización
Podemos realizar una visualización de los documentos de la ficha.
Para ello, seleccionamos el documento que queremos ver y pulsamos sobre la opción
"Visualizar".
Nota:
Para los documentos de tipo archivo, esta opción descargará el archivo (en una unidad temporal) para la visualización en modo lectura.
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Descarga de archivos
Esta opción nos permitirá descargar el archivo desde la base de datos al disco duro. Esto puede ser útil por si deseamos modificar/tratar el archivo. En el caso que deseemos descargar el documento, este se descargará en la carpeta
Mis documentos\NG.
Nota:
Esta opción solo estará disponible para los archivos subidos/almacenados (documentos de tipo "Archivo").
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Envío por mail
Desde esta opción podemos realizar el envío por correo electrónico de los documentos seleccionados.
Se abrirá el gestor de correo electrónico, y creará un nuevo correo electrónico con el archivo adjunto.
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Imprimir
Podemos realizar la impresión del documento que elijamos, desde la opción "Imprimir".
Esta opción solo estará disponible para los archivos subidos/almacenados o para los enlaces de archivo (documentos de tipo "Archivo" y "Archivo (enlace)").
3 - OTRAS OPCIONES (VINCULAR/DESVINCULAR, BORRADO)
Tal y como hemos comentado, cuando añadimos un documento (archivo, enlace o página web) a través de la gestión documental de una ficha, automáticamente, se creará una ficha para el documento en el módulo documental y se vinculará a la ficha de origen.
Por ejemplo, si desde la ficha de personal de un trabajador, añadimos un documento PDF con el D.N.I. del trabajador, en el módulo de documental se creará una ficha para dicho documento vinculada a la ficha del trabajador.
A continuación mostramos otras opciones disponibles desde la gestión documental de las fichas relacionadas con la vinculación/desvinculación y el borrado de dicha información:
Desvincular
Si desde la gestión de documentos de las fichas, seleccionamos uno de los documentos de la lista y pulsamos el icono "Desvincular", este documento desaparecerá de la lista.
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Nota:
Este documento no habrá sido borrado, su ficha seguirá existiendo en la gestión del módulo documental.
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Vincular documento existente
Esta opción permite vincular una ficha con un documento (archivo, enlace o página web) guardado previamente en el módulo documental.
Por ejemplo, si desde la ficha de personal de un trabajador, pulsamos la opción "Vincular documento existente", podemos acceder a la lista de documentos del módulo documental y seleccionar el documento a vincular.
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De esta forma, se creará un nuevo registro en la ficha del trabajador hacia este documento.
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Borrar documento
Esta opción permite desvincular y borrar el documento de la base de datos documental.
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