Accedemos a la lista de documentos desde , y vemos que la aplicación permite tres maneras de añadir la documentación: "Añadir archivo", "Añadir archivo (enlace)", y "Añadir página web".
- Añadir archivo: Esta opción permite subir y almacenar archivos en la base de datos.
- Añadir archivo (enlace): Esta opción permite registrar la ruta para acceder a un archivo concreto.
- Añadir página web: Esta opción permite guardar un enlace a una página web.
En todos los casos, la aplicación creará una ficha en la que podremos gestionar la documentación que queremos adjuntar.
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En los siguientes puntos de este documento explicaremos con más detalle las diferentes formas de añadir documentación desde el módulo documental.
1 - AÑADIR ARCHIVO
Tal y como hemos comentado en el punto anterior, esta opción permite guardar archivos en la base de datos de la aplicación.
Accedemos a la ficha del documento y rellenamos los datos identificativos de la ficha referentes al documento, y pulsamos la opción de menú "Subir nueva versión".
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IMPORTANTE:
Esta opción carga el archivo en la base de datos. Esto significa que, aunque borremos el archivo original de la carpeta de Windows, podremos acceder a él desde esta pantalla.
Una vez hayamos almacenado el documento, vemos que se habilitan varias opciones de menú de la ficha, que nos permitirán:
- "Visualizar": Esta opción descargará el archivo (en una unidad temporal) para su visualización en modo lectura.
- "Descargar": Descargará el archivo desde la base de datos al disco duro. Esto puede ser útil por si deseamos modificar/tratar el archivo. En el caso que deseemos descargar el documento, este se descargará en la carpeta Mis documentos\NG.
- "Subir una nueva versión": Esta opción permite cargar un archivo en la base de datos. Además, si hemos descargado y modificado un archivo, lo podemos volver a subir a la base de datos y controlar así las diferentes versiones del mismo documento.
- "E-mail": Abrirá el gestor de correo electrónico, y creará un nuevo correo electrónico con el archivo adjunto.
- "Imprimir": Se imprimirá el archivo.
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Versiones
En este tipo de ficha, podemos almacenar diferentes versiones del documento, mostrando de esta forma, un histórico del documento.
En la pestaña "Versiones" podemos ver más detalles del archivo (Nombre archivo, tamaño, Fecha/hora, etc.). Esto puede resultar útil, si realizamos pequeños ajustes en el documento.
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En esta sección también disponemos de opciones de visualización, descarga del documento, etc.
Para ello, debemos seleccionar la versión del documento y pulsar sobre la opción que queramos ejecutar.
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Nota:
Las opciones de visualización, descarga, etc. de esta sección se aplicarán según el archivo seleccionado. Mientras que las opciones del menú superior (visualizar, descargar, subir nueva versión, etc.) siempre se aplicarán a la última versión del documento subido.
2 - AÑADIR ARCHIVO (ENLACE)
No siempre es posible cargar un archivo en la base de datos, ya que en algunos casos puede tratarse de un archivo que ocupe mucho espacio y que sobrecargue la base de datos.
Es por esta razón que, en casos de archivo de gran tamaño, es mejor añadir un enlace a la carpeta del disco duro en la que guardamos el archivo.
Nota:
Se recomienda subir archivos de menos de 5 MB, siendo el máximo permitido 20 MB.
Accedemos a la ficha del archivo
(enlace) y rellenamos los datos identificativos de la ficha referentes al documento, y especificamos la ruta donde se encuentra el archivo en el campo
"Archivo".
Una vez hayamos guardado el documento, vemos que se habilitan varias opciones de menú de la ficha, para la gestión de este tipo de documento. Estas opciones nos permitirán visualizar el archivo, enviarlo por e-mail, y/o imprimirlo.
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IMPORTANTE:
Esta opción no guarda el archivo en la base de datos, de forma que, si borramos el archivo original, lo cambiamos de nombre, o cambiamos la carpeta, la gestión documental no podrá acceder al archivo.
3 - AÑADIR PÁGINA WEB
En algunos casos es posible que nos interese guardar páginas web de diferentes tipos. Así, desde la ficha de este tipo de documentos, indicaremos la ruta de la página web, y un nombre identificativo.
Una vez hayamos guardado el documento, vemos que se habilitarán varias opciones de menú de la ficha, para la gestión de este tipo de documento. Estas opciones nos permitirán visualizar el enlace, y/o enviarlo por e-mail.
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