1 - GESTIÓN GENERAL
Para crear un pedido de compras iremos al menú .
De la ficha del pedido destacaremos los siguientes campos de la cabecera:
- Estado: En este campo se muestra en qué estado del proceso se encuentra el pedido. Existen 4 estados posibles: Pendiente, Servido parcialmente, Servido o Anulado.
- Fecha pedido / Fecha recepción prevista: En esta sección podemos indicar las fechas en que realizamos el pedido, y la fecha en la que tenemos prevista su recepción.
- Fecha recepción real: Cuando el pedido esté finalizado, en este campo se mostrará la fecha real de la recepción del material.
- Número pedido: En este campo se muestra nuestro número de pedido.
- N.º ref. prov.: Podemos indicar el número de pedido del proveedor, u otra referencia que nos sirva para localizar el pedido.
- Cliente: Si el pedido está destinado a un cliente en concreto, podemos indicarlo en este campo. Esta información es sólo para control interno.
- Prioridad: Este campo nos permite indicar el nivel de prioridad del pedido.
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En los detalles de la ficha del pedido indicaremos los artículos, cantidades, etc. que solicitamos al proveedor.
- Cantidad: Indicaremos la cantidad de material solicitado al proveedor.
- Cantidad servida: En este campo se reflejará la cantidad servida por el proveedor. Esto puede resultar especialmente útil en los casos en los que el pedido se sirva parcialmente ya que podemos controlar qué parte se ha servido y en qué cantidad.
- Estado: Este campo reflejará el estado en que se encuentran las diferentes líneas del pedido. Este control específico por línea es útil cuando se sirve el pedido parcialmente, ya que las líneas pueden tener diferentes estados según lo que haya servido el proveedor.
- Referencia: Podemos indicar la referencia del artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar el artículo.
- Artículo: Podemos indicar el artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar la referencia.
- Descripción: Al indicar el artículo, este campo se rellenará automáticamente con la descripción del artículo, pero podemos modificarlo. El texto que indiquemos en este campo será el que aparecerá en el impreso.
- Fecha recepción prevista: Si no hay una fecha de recepción prevista para todo el pedido (indicada en la cabecera), entonces se habilitará este campo en los detalles, ya que el proveedor puede prever diferentes fechas de entrega para diferentes artículos del mismo pedido.
- Fecha recepción real: En este campo se mostrará la fecha de recepción del material.
- Cliente: Si no se indica un cliente para todo el pedido (en la cabecera), se habilitará este campo en los detalles, ya que podemos indicar para que cliente se destinará cada una de las líneas del pedido.
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Nota:
En el momento de crear un pedido por primera vez, y para facilitar su gestión no se mostrarán las columnas "Cantidad servida", "Estado", "Fecha recepción real", ya que en ese momento aún no serán necesarias. Estos campos se mostrarán en las visualizaciones posteriores de la ficha del pedido.
2 - RECEPCIÓN DEL MATERIAL
Proceso de recepción desde el pedido
Al recibir el pedido del proveedor podemos crear el albarán correspondiente desde la misma ficha del pedido a través del menú .
Una vez creada la ficha del albarán, indicaremos el número de albarán del proveedor en el campo "N.º Albarán", y la "Fecha documento".
No entraremos en los detalles de la ficha del albarán ya que este se explica en otro documento.
Tal y cómo podemos ver en el ejemplo, al crear el albarán a partir del pedido se traspasarán todas las líneas de los detalles referentes a todos los materiales pendientes de servir. De esta forma podremos cambiar, si fuera necesario, dicha información con los datos reales del material recibido.
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Recepción parcial del pedido
Es posible que al recepcionar el pedido del proveedor veamos que solo hemos recibido parte de lo solicitado.
Así pues, podemos modificar el albarán creado automáticamente desde el pedido y modificarlo indicando solo la parte del pedido que hemos recibido.
En el ejemplo vemos que hemos modificado el albarán creado automáticamente desde el pedido para indicar que en esta entrega hemos recibido todas las unidades del material M4, y parte del material M5 solicitado.
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Si volvemos a la ficha del pedido podemos ver que el estado de este ha cambiado a "Servido parcialmente". Con ello se indica que parte del pedido ha sido servido mientras que hay parte que aún ha quedado pendiente. Podemos consultar los detalles donde se muestra todo lo que pedimos al proveedor, la cantidad servida, y el estado de cada una de las líneas del pedido.
En la imagen siguiente podemos ver que en los "Detalles" de la ficha del pedido de nuestro ejemplo se muestra la situación específica para cada uno de los materiales solicitados. Así para el material M4 indicará "Servido", ya que se entregaron todas las unidades solicitadas. El material M5 se mostrará cómo "Servido parcialmente", especificando en la columna "Cant. servida" 40 ud. de las 60 ud. que se pidieron. Y el material M1 aparecerá aún cómo "Pendiente" ya que no se recibió ninguna unidad de este material.
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Recepción total del pedido
El proveedor puede servir el material con una sola entrega o con varias, y cuando complete la totalidad solicitada en el pedido, este pasará a estado "Servido".
Tanto si creamos el albarán a partir de un pedido "Pendiente" cómo de un pedido "Servido parcialmente", se traspasarán sólo las líneas del material pendiente de servir.
Continuando con el ejemplo anterior, si creamos un albarán a partir de nuestro pedido "Servido parcialmente" podemos ver que se incluyen automáticamente las unidades que faltaban por servir del material M5 y del material M1.
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Una vez completado el albarán, veremos que el estado de la ficha del pedido ha cambiado automáticamente a "Servido".
También en las líneas de los detalles podemos ver este cambio en el estado, así como las diferencias en la "Fecha de recepción real".
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3 - CONFIGURACIÓN DEL FILTRO DE CONSULTA DE LA LISTA DE PEDIDOS
El filtro de la lista de pedidos de proveedores viene configurado por defecto para mostrar los pedidos en estado "Pendiente" y "Servido parcialmente".
De esta forma, al acceder a la lista de pedidos, sólo se muestran aquellos pedidos que están en proceso.
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Si queremos visualizar los pedidos en estado "Servido" o "Anulado", deberemos acceder al filtro y cambiar su configuración.
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4 - CONSULTA DE LOS MOVIMIENTOS DE RECEPCIÓN DE UNA LÍNEA DE PEDIDO
A medida que recepcionamos el material solicitado, el pedido irá actualizando su estado y el estado de sus líneas.
Para poder ver todos los movimientos de recepción que se han dado a partir de una línea de pedido pulsaremos sobre "Albaranes línea pedido". De esta forma podemos realizar una consulta detallada de cómo se ha servido el material indicado en la línea de pedido seleccionada. Estos es especialmente útil para pedidos que se han servido parcialmente mediante varios albaranes.
Cómo podemos ver en el ejemplo, si aplicamos esta consulta a la segunda línea del pedido, podremos ver que fue servida en dos entregas (albaranes) distintas.
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Nota:
Para visualizar una consulta para todas las líneas del pedido podemos acceder a las estadísticas de compras ("Compras >> Estadísticas), y realizar una consulta en la que filtremos por el pedido. De esta forma podremos visualizar todos los movimientos de los albaranes que se han derivado del pedido seleccionado.
5 - ANULACIÓN DE PEDIDOS O DE LÍNEAS DE PEDIDO
Es posible que una vez creado el pedido, y por motivos diversos, debamos anular alguna de las líneas del pedido o incluso el pedido entero.
A continuación podemos ver un ejemplo de anulación de una línea de pedido. En la imagen se muestra que debemos situarnos sobre la línea a anular y pulsar la opción "Anular línea".
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Podemos ver que la línea, una vez en estado
"Anulado", quedará bloqueada.
Nota:
También disponemos de la opción de "Deshacer anulación línea".
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Para anular todo el pedido, deberemos acceder al menú , y de esta forma quedará todo el pedido anulado y bloqueado.
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Nota:
Este proceso se puede deshacer desde el menú .
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