1 - TIPOS DE ALBARANES
Para crear un albarán de compras iremos al menú .
Desde la "Lista de albaranes proveedores" podemos crear cualquiera de los 3 tipos distintos de albaranes de compras:
- Recepción pedidos: Permite la creación de un albarán vinculado a uno o varios pedidos de un proveedor.
- Recepción directa: Podemos crear un albarán del material recibido, sin que esté vinculado a ningún pedido previo a proveedor.
- Devolución: Permite crear un albarán para la devolución de material.
×
![]()
Los tres tipos de albaranes básicamente se gestionan de igual forma.
La estructura y gestión de la cabecera es común para todos ellos, solo difieren ligeramente en la gestión de los detalles.
2 - GESTIÓN DE LA CABECERA DEL ALBARÁN
De la ficha del albarán destacaremos los siguientes campos de la cabecera:
- Estado: En este campo se muestra en qué estado del proceso se encuentra el albarán. Existen 5 estados posibles: Elaboración, En validación, Pendiente facturación, Facturado o No facturable.
- Fecha recepción: En este campo podemos indicar la fecha en que se hizo la recepción.
- Fecha documento: Es la fecha en la que el proveedor emitió el albarán, es decir, la fecha de salida del material.
- Número albarán: En este campo podemos indicar el número de albarán del proveedor.
- N.º albarán (interno): Se muestra nuestro número de albarán. Esta información es sólo para control interno.
- Cliente: Si el albarán está destinado a un cliente en concreto, podemos indicarlo en este campo. Esta información es sólo para control interno.
×
![]()
3 - GESTIÓN DE LOS DETALLES DEL ALBARÁN
En los detalles de la ficha del albarán indicaremos los artículos, cantidades, etc. que recibimos en la entrega.
El tratamiento de esta información difiere ligeramente según el tipo de albarán que utilicemos.
Recepción directa
Cómo este tipo de albarán no está vinculado a ningún pedido de proveedor podremos indicar:
- Cantidad: Indicaremos la cantidad de material recibido del proveedor.
- Referencia: Podemos indicar la referencia del artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar el artículo.
- Artículo: Podemos indicar el artículo en este campo, o se rellenará automáticamente al indicar la referencia.
- Descripción: Al indicar el artículo, este campo se rellenará automáticamente con la descripción del artículo, pero podemos modificarlo. El texto que indiquemos en este campo será el que aparecerá en el impreso.
- Cliente: Si no se indica un cliente para todo el pedido (en la cabecera), se habilitará este campo en los detalles, ya que podemos indicar para que cliente se destinará cada una de las líneas del pedido.
×
![]()
Recepción de pedidos
Este tipo de albarán estará vinculado a los pedidos de proveedores.
Al indicar el proveedor al que está vinculado el albarán, podremos acceder a las líneas de pedido pendientes para este proveedor en concreto. Aunque, si es necesario, se pueden añadir líneas manualmente.
En los albaranes de recepción de pedidos, los campos
"Referencia" y
"Artículo" se mostrarán bloqueados para todas aquellas líneas en que la información ha sido traspasada directamente desde el pedido.
En los detalles de este tipo de albarán también dispondremos del campo
"Línea pedido" en el que se indicará a que línea y pedido está vinculada la línea.
Nota:
Los campos "Centro de imputación" y/o "Cliente" de la cabecera pueden servir de filtro a la hora de acceder a las líneas de pedido disponibles.
En la imagen podemos ver cómo a través del botón
"Añadir líneas pedido" podemos incluir las líneas de pedido pendientes que seleccionemos.
×
![]()
También disponemos del botón "Añadir todas líneas pedido pendientes" con el que podemos incluir todas las líneas de pedido pendientes para este proveedor de una sola vez.
×
![]()
Devolución
Los albaranes de devolución, básicamente, se gestionan igual que los albaranes de recepción directa.
La única diferencia radica en la contabilización de las unidades de material incluidas en los detalles, ya que estas se restarán del stock.
Nota:
También podemos llevar a cabo la devolución de material con un albarán de recepción directa, indicando las cantidades en negativo.
×
![]()
A continuación podemos ver un ejemplo de impresión de un albarán de devolución.
×
![]()
4 - ESTADOS DEL ALBARÁN
Durante el proceso de compra los albaranes de recepción pueden pasar por varios estados.
- Elaboración: Mientras esté en este estado, los artículos que en él se detallen constarán en la ficha del artículo cómo
"En recepción" y no se incrementará el stock real de los artículos.
- En validación: Es un estado intermedio entre
"Elaboración" y
"Pendiente facturación". Es el estado que indicamos mientras se valida el contenido del albarán, normalmente con sistemas basados en códigos de barras.
- Pendiente facturación: Es el estado de un albarán cuando hayamos recepcionado el material y estemos pendientes de recibir la factura del proveedor. Es, por defecto, el estado inicial al crear un albarán.
- Facturado: Al crear la factura, el albarán pasará a estado
"Facturado".
(Si se borra la factura, o se retira el albarán de la factura, el albarán pasará de nuevo al estado anterior "Pendiente facturación".)
- No facturable: Podemos pasar a esta categoría aquellos albaranes de material que el proveedor no nos facturará
(por ejemplo, un envío de muestras).
Nota:
Por defecto, el estado inicial de un albarán de compras es "Pendiente facturación". Podemos cambiar esta configuración desde la ficha de la empresa () y accediendo a la pestaña "Compras", donde indicaremos "Elaboración" o "Pendiente facturación" en el campo "Estado Inicial".
Nota:
Los estados de "Elaboración" y "En validación" no se explicarán en este documento. Para más información consulte el siguiente enlace: Proceso de validación en los albaranes de compra
Facturación de un albarán
Podemos facturar el albarán desde y crear una factura de compras con el albarán incluido.
×
![]()
Una vez facturado, este albarán pasará automáticamente a estado "Facturado".
El filtro de la lista de albaranes de compras viene configurado por defecto para mostrar los albaranes en estado "Elaboración", "En validación" y "Pendiente facturación".
De esta forma, al acceder a la lista de albaranes, sólo se muestran aquellos albaranes que están en proceso.
×
![]()
Para consultar los albaranes en estado "Facturado" o "No facturable", deberemos acceder al filtro y cambiar su configuración.
×
![]()
Albarán no facturable
A veces el proveedor puede enviar material que después no facturará, como por ejemplo muestras de nuevos productos, etc.
Para evitar incluirlo en la facturación, podemos clasificar el albarán como "No facturable".
×
![]()
Documentos relacionados
