Tipo documento: Guía
Módulos: Base/sistema
Fecha creación: 10/04/2012
Versión: 2012.2c build 4231
Última revisión: 21/05/2013
Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.
Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar
ligeramente respecto a su versión.
1 - ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE IMPORTACIÓN
La importación de datos a NG se puede realizar mediante 2 sistemas:
- Tabla Excel.
- Tabla en base de datos Microsoft SQL Server.
Para explicar la importación de datos nos basaremos en ejemplos basados en tablas Excel, pero el método es el mismo para importar desde una tabla de SQL Server.
La primera columna de la tabla, indica el tipo de operación que vamos a realizar. Los valores son:
- I: Añadir un nuevo registro (Insert).
- *: Añadir un subregistro
El resto de columnas, simplemente, serán los datos a incorporar a NG, y deberemos indicar un nombre específico a la columna para que NG lo sepa relacionar correctamente.
2 - IMPORTACIÓN BÁSICA
Para explicar la importación de datos, nos basaremos en un ejemplo básico en el que importaremos marcas.
Para facilitar la explicación, a continuación mostramos una lista de marcas ya registradas, y una ficha de las marcas.
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Los datos que importaremos en el ejemplo son el nombre de la marca y el código.
Como hemos comentado anteriormente, deberemos indicar un nombre concreto en la columna de la tabla Excel para poder relacionar correctamente los datos.
Para saber el nombre de la columna que debemos indicar, consulte la siguiente guía:
Referencias de campos
Una vez sepamos el nombre de las columnas
(referencias de campo) que necesitamos, los colocaremos en la tabla Excel.
Nota:
Las referencias de campo tienen varias utilidades. Para este caso en concreto deberemos retirar el símbolo @ del principio del nombre.
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A continuación procedemos a la importación de datos.
La opción de importación se encuentra en el menú "Opciones" de la lista.
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Accederemos a una pantalla en la que debemos indicar:
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"Origen" de los datos
(Excel/SQL Server).
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"Archivo" en el caso de Excel, y
"Base de datos" en el caso de SQL Server.
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"Hoja" en el caso de Excel, y
"Tabla" en el caso de SQL Server.
Nota:
El formato de archivo permitido para la importación desde hojas de cálculo es "xls".
Si utilizamos versiones de Microsoft Excel que guardan los archivos en formato "xlsx", o utilizamos otro software para la creación de hojas de cálculo (como OppenOffice, etc.) deberemos convertir los archivos a formato "xls".
Una vez completado el formulario, ejecutamos la importación.
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Una vez haya finalizado el proceso veremos que los registros se han añadido correctamente.
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3 - IMPORTACIÓN DE TABLAS CON DETALLES
Es posible que tengamos que insertar registros con detalles (subregistros) que dependan del registro principal.
En este ejemplo importaremos una lista de clientes, y además sus respectivas direcciones.
Para llevar a cabo esta importación, deberemos indicar todos los datos en columnas del archivo Excel.
En el caso que un registro (cliente) tenga más de un subregistro (direcciones), deberemos indicarlo en la columna de "Operación" con el símbolo "*". Este símbolo indica que no se debe añadir un nuevo registro, sino un subregistro.
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Proseguiremos el ejemplo accediendo al menú , y ejecutando el proceso de importación.
Una vez finalizado el proceso, podemos ver el resultado de la importación de subregistros:
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Otra opción para realizar la misma operación, sería indicando los subregistros en las mismas columnas, y sin utilizar el operador "*".
Para distinguir los subregistros deberemos indicar el número de subregistro entre paréntesis como muestra el ejemplo.
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4 - IMPORTACIÓN DE DATOS REFERENTES A LISTAS
A menudo, deberemos importar datos que se refieren a otras listas.
Por ejemplo, como disponemos de una lista de marcas ya registradas en el sistema, procederemos a importar una lista de artículos, donde indicaremos la marca de cada artículo.
Para facilitar la explicación, antes de proceder, mostraremos la ficha de un artículo y su relación con la lista de marcas.
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Desde la ficha del artículo, la referencia del campo marca es "ART$S000480Marca".
Disponemos de 3 opciones para relacionar la marca con el artículo:
- Si indicamos sólo la referencia ("ART$S000480Marca"), la importación asociará por el nombre de la marca.
- Si añadimos a la referencia el sufijo "$COD", la importación asociará por el código de la marca.
- Si añadimos a la referencia el sufijo "$IDN", la importación asociará por el identificador interno del registro (este valor siempre es único e invariable en cualquier ficha).
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En el ejemplo siguiente, podemos ver las tres opciones de las que disponemos:
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5 - OTRAS OPCIONES DE IMPORTACIÓN
Varias opciones de alta
En el caso que la ficha que deseemos añadir tenga varias opciones para realizar el alta, podremos indicar en el formulario de importación cual de las opciones deseamos utilizar.
Por ejemplo, si deseamos importar albaranes de clientes, podremos indicar el tipo de alta:
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Modo ejecución
Es posible que en alguna ocasión se muestre un mensaje de error en el proceso de importación.
En este caso, si el "Modo de ejecución" es "Detener al detectar error", en el momento de detectar el error se retrocederán todas las operaciones de importación realizadas hasta el momento, dejando sin efecto alguno la operación de importación.
En cambio, si escogemos "Ejecución completa" se completará la importación de todos los registros que no hayan dado ningún problema.
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Retroceder operaciones
La opción de "Retroceder operaciones" sirve para probar la importación de datos. Esta opción ejecuta la importación completa de los datos, pero al final se retroceden todas las operaciones realizadas.
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