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En algunas versiones anteriores, las "Familias de series de numeración" se denominaban "Grupos de series de numeración". Se ha cambiado este nombre por razones organizativas.
La aplicación dispone de un sistema de configuración de series de numeración para los documentos más relevantes de la empresa (albaranes, presupuestos, facturas, etc.).
De esta forma, y a través de los parámetros de configuración de la empresa, podemos definir estas series de numeración para que se apliquen, por defecto, en todos los documentos de la empresa.
Pero también podemos crear "Familias de serie de numeración", que nos permiten crear series de numeración de presupuestos/pedidos/albaranes/facturas separadas según nos convenga.
Mediante estas "Familias de serie de numeración", podemos crear grupos de series de numeración distintivos para diferentes actividades de la empresa.
Así, al gestionar los documentos de estas actividades de la empresa con las "Familias de serie de numeración", una vez definida la serie de numeración en un documento, los documentos generados a partir de este continuarán en la misma familia de serie numérica.
De esta forma evitamos que se tome la serie definida, por defecto, en los parámetros de configuración de la empresa.
1 - CREACIÓN DE SERIES DE NUMERACIÓN
Para facilitar la explicación nos basaremos en un ejemplo en la que una empresa dispone de dos actividades: Reparaciones e Ingeniería.
En este caso, necesitaremos gestionar numeraciones separadas para los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de ambas secciones.
Para crear las series de numeración necesarias vamos a y añadimos y configuramos las series que necesitamos para las 2 secciones.
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Para más información sobre las series de numeración consulte el siguiente documento:
Series de numeración
2 - CREACIÓN DE FAMILIAS DE SERIES DE NUMERACIÓN
Vamos a y añadimos las familias de series que necesitamos para las 2 secciones de la empresa de nuestro ejemplo.
En la ficha de la familia de series de numeración indicamos el "Nombre" de la familia, y desde la pestaña "Series" seleccionamos las series que formaran parte de cada una de las familias de series de numeración.
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3 - USO DE LAS FAMILIAS DE SERIES DE NUMERACIÓN DESDE LAS FICHAS DE LOS DOCUMENTOS
Continuando con el ejemplo, podemos ver que al crear un presupuesto, desde el campo "Serie" podemos seleccionar manualmente la serie de numeración que más nos convenga, en este caso, la serie de numeración de "Presupuestos REPARACIONES".
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Al seleccionar una serie de numeración que pertenece a una familia de series de numeración, facilitamos que los documentos que se creen a partir de este presupuesto, mantengan las series de numeración correspondientes a la misma familia, en este caso a la familia de series de numeración REPARACIONES.
Así, cómo podemos ver en el ejemplo, al crear un pedido a partir de este presupuesto la serie de numeración que se muestra, por defecto, en el pedido corresponde a la misma familia de series de numeración REPARACIONES.
De esta forma, evitamos que se tome la serie de numeración definida, por defecto, en los parámetros de configuración de la empresa.
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Y de esta forma también, los documentos (albaranes/facturas) que se creen a partir del pedido o del presupuesto también heredarán, por defecto, las series de numeración correspondientes a la misma familia.
4 - CÓMO ESTABLECER LA SERIE HABITUAL DE LA SECCIÓN
Las familias de series de numeración también permiten seleccionar la "Serie habitual de la sección".
Esto nos puede resultar muy útil si creamos las series de numeración de la familia correspondientes a diferentes años fiscales.
Así pues, y continuando con el ejemplo, si creamos las series de numeración de la sección de la empresa REPARACIONES correspondientes a cada año, podemos seleccionarlas desde la ficha de la familia de series de numeración REPARACIONES, y marcar cuáles serán las series habituales de la sección según el año fiscal con el que estemos trabajando.
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De esta forma, la serie de numeración que se tomará, por defecto, desde los documentos en los que se utilice esta familia de series de numeración será el que esté marcado como "Serie habitual sección".
Esto puede resultar muy práctico en el caso, por ejemplo, de un cambio de año fiscal.
Así, a partir de un presupuesto de diciembre de 2021 con la serie de numeración "Presupuestos REPARACIONES 2021", puede dar lugar a un pedido en enero de 2022 con la serie de numeración "Pedidos REPARACIONES 2022", si en el momento del cambio de año hemos configurado la ficha de la familia de series de numeración REPARACIONES con las series correspondientes al 2022.
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