G-20351 :Series de numeración

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G-20351: Series de numeración

Tipo documento: Guía

Módulos: Base/sistema

Fecha creación: 29/05/2012

Versión: 2012.2c build 4231

Última revisión: 11/07/2014

( 2014.1 build 5107 )

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

Los documentos más relevantes de una empresa (albaranes, presupuestos, facturas, etc.) requieren de una numeración específica.

Debido a que las empresas gestionan estas numeraciones de forma muy diversa, se dispone de un sistema de configuración de series numéricas.

Esta guía muestra cómo crear una serie de numeración, y como configurarla para que aparezca automáticamente en un documento concreto.

1 - CREACIÓN DE UNA NUEVA SERIE
2 - SELECCIÓN DESDE UNA FICHA
3 - CAMBIO DE NÚMERO DESDE UNA FICHA
4 - CONFIGURACIÓN DE LA SERIE DE NUMERACIÓN POR DEFECTO

1 - CREACIÓN DE UNA NUEVA SERIE

Para configurar una nueva serie de numeración, vamos a Configuración >> Auxiliares >> Series de numeración.
Veremos una lista de las series ya creadas. Pulsamos "Añadir" para crear una nueva serie.

Completamos el nombre y el código (opcional).
Indicamos la "Sección" que queremos numerar, e indicamos el "Valor inicial serie".
El "Valor inicial serie" es el valor inicial por el que comenzará la serie. Normalmente será 1.

En este ejemplo añadiremos una serie de la sección de "Albaranes (entrega)".

También podemos indicar otras opciones de configuración:

- Tipo serie: "Manual" o "Automática". Si indicamos "Manual" el programa nos pedirá cada vez el número del documento.

Nota:
En algunas secciones la opción "Manual" no está permitida.

- Prefijo: Primera parte del número.

Nota:
Es opcional, pero si tenemos más de una serie de la misma sección las deberemos distinguir por prefijo.

- Número dígitos: Se cumplimentará con ceros a la izquierda para completar el número del documento si es necesario. Por ejemplo, si el número de dígitos es 5, el número 12 se representará así: 00012.

- Rellenar agujeros: Indica si la serie rellenará los agujeros dejados por los documentos borrados. Se recomienda no rellenar agujeros excepto en la sección de "Facturas emitidas", en la que se debe indicar "Rellenar agujeros" para evitar que se puedan dejar huecos en la numeración de facturas, puesto que la ley exige que sean correlativas.

En el campo "Ejemplo numeración" podremos ver cómo se mostrará la numeración según vayamos configurando la serie.

2 - SELECCIÓN DESDE UNA FICHA

Desde las fichas de albaranes, presupuestos, facturas, etc. podremos seleccionar la serie de numeración que necesitemos.

En la imagen siguiente podemos ver la elección de una serie de numeración desde la ficha de un albarán.

3 - CAMBIO DE NÚMERO DESDE UNA FICHA

Es posible forzar un cambio de número desde una ficha. Pulsando el botón derecho del ratón sobre el campo de numeración, podemos acceder a la herramienta de cambio de número:

4 - CONFIGURACIÓN DE LA SERIE DE NUMERACIÓN POR DEFECTO

Una vez creada la serie, veremos que si creamos un albarán, el programa continuará tomando, por defecto, la serie que tenía definida hasta ahora (de forma automática).
Esto es debido a que en los parámetros de la empresa se indica cuál es la serie habitual para cada sección.

Para cambiar esta configuración vamos a Configuración >> Empresas y seleccionamos la empresa actual. En este ejemplo, iremos a la pestaña "Ventas", y modificaremos el campo Series habituales >> Albaranes entrega.

Nota:
Por otro lado, la serie de amortizaciones es una serie que tiene un uso interno del programa y que no se podrá modificar.

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