1 - ESTADO INICIAL DEL ALBARÁN
Normalmente, al crear un albarán, este estará en estado
"Pendiente facturación".
Si deseamos validar el contenido del albarán antes de que este disminuya el stock del almacén, deberemos retroceder el albarán a estado
"Elaboración".
Nota:
Por defecto, la aplicación estará configurada para que el estado inicial de los albaranes sea "Pendiente facturación", pero podemos cambiar el estado inicial a "Elaboración" mediante los parámetros de configuración (menú , campo "Estado inicial alb." de la pestaña "Ventas").
×
![]()
Mientras el albarán esté en "Elaboración", el material indicado en este albarán no se restará del stock.
Cómo podemos ver en la imagen siguiente, si consultamos la ficha de alguno de estos artículos veremos que la cantidad indicada en el albarán se mostrará cómo "En expedición".
×
![]()
2 - VALIDACIÓN MANUAL
Para llevar a cabo la validación del material preparado, podemos realizar una validación manual dando una ojeada al material para comprobar que está todo lo que se indica en el albarán.
Una vez realizada esta tarea cambiaremos el estado del albarán a "Pendiente facturación".
×
![]()
En este punto del proceso de expedición, el material indicado en el albarán ya se descontabilizará del stock.
×
![]()
3 - VALIDACIÓN AUTOMÁTICA
También podemos realizar una validación automática mediante la pantalla de validación de venta. Este sistema puede resultar especialmente útil para aquellos casos en los que haya una cantidad importante de líneas de albarán a comprobar.
Este proceso será más ágil si dispone de lectores de códigos de barras.
Para acceder a este proceso deberemos cambiar el estado del albarán a "En validación".
Cómo podemos ver en la imagen, al cambiar el estado a "En validación" se abrirá la ficha de la validación. En esta ficha se muestran todas las líneas del albarán a comprobar.
A medida que indiquemos cual es el material (mediante lectores de códigos de barras o de forma manual por teclado) en los campos habilitados para tal efecto de la parte superior, se indicarán los resultados de esta revisión en la sección de los detalles en comparativa con lo indicado previamente en el albarán.
×
![]()
Proceso de validación
Existen diversas formas de introducir los datos en la ficha de validación, tal y cómo mostramos a continuación.
En el ejemplo siguiente podemos ver que si indicamos la referencia del artículo M1 sin indicar la cantidad, se contabilizará automáticamente 1 unidad de dicha referencia.
Veremos también que se mostrará 1 unidad del artículo M1 en la columna
"Cantidad validada".
Nota:
Deberemos tener en cuenta que si entramos estos datos manualmente deberemos pulsar la tecla "Enter" al finalizar la introducción de los datos, mientras que si usamos una pistola lectora de códigos de barras esto no será necesario.
×
![]()
Si por ejemplo, indicamos 10 unidades de la referencia M2, se contabilizarán de golpe las 10 unidades de dicha referencia, y se mostrarán 10 unidades del artículo M2 en la columna "Cantidad validada" de los detalles.
×
![]()
En la ficha de la validación podemos indicar el código de barras del artículo.
Si por ejemplo, indicamos el código de barras del artículo M3 y no indicamos la cantidad, se contabilizará automáticamente 1 unidad de este artículo.
Veremos también que se mostrará 1 unidad del artículo M3 en la columna "Cantidad validada" de los detalles, así como su código de barras.
×
![]()
Durante la validación también podemos indicar artículos que no están presentes en el albarán del cliente.
Así, si indicamos la referencia M5, se incluirá una nueva línea en los detalles de la ficha de la valoración. En esta se indicará 0 unidades en la columna "Cantidad albarán" ya que es un artículo que no aparecía en el albarán del cliente.
×
![]()
Estado de la validación
A medida que vayamos confirmando el material en expedición, en la ficha de la validación se indicará el estado de cada una de las líneas del albarán respecto de lo que indicamos previamente en el albarán del cliente.
Existen 6 estados diferentes:
- Correcto: Se confirma que hemos preparado y validado el mismo número de unidades que las registradas en el albarán del cliente.
- Superado: Se ha superado la cantidad indicada en el albarán para este material.
- Parcial: Sólo se ha preparado parte de la cantidad indicada en el albarán.
- No validado: No se ha entrado ninguna unidad del material registrado en el albarán.
- Nuevo: Se ha preparado un material que no estaba indicado en el albarán.
- Desconocido: No se detecta ningún artículo con esta referencia/código de barras. Al aceptar la expedición no se incorporará al albarán porque no tenemos información de dicho artículo, y no está disponible en nuestra base de datos.
En la imagen siguiente se muestra la ficha de validación de un albarán donde podemos ver la columna del estado de la validación.
×
![]()
Resumen de la validación
El resumen de la validación puede resultar útil cuando hay muchas líneas y necesitamos tener una visión más global del proceso.
Podemos consultar este resumen desde la pestaña "Resumen validación".
×
![]()
Ejecución de la validación
Una vez concluida la revisión del material a expedir, podemos aceptar, omitir, o cancelar esta información.
- Aceptar: Sustituye la información del albarán por la indicada en la validación. Después de aceptar la validación, el albarán pasará a estado "Pendiente facturación".
- Omitir: Ignora los datos incluidos en la validación y continua el proceso con lo que indicamos en el albarán. Una vez omitida la validación, el albarán pasará a estado "Pendiente facturación".
- Cancelar: Se cancela el proceso de validación y volveremos al albarán, que habrá retrocedido al estado "Elaboración".
×
![]()
Si seguimos con el ejemplo y aceptamos la validación, veremos que se sincroniza el albarán con lo indicado en la ficha de la validación y el albarán pasará automáticamente a "Pendiente facturación".
×
![]()
4 - CONSULTA DE LA VALIDACIÓN
Una vez aceptada la validación, es posible que necesitemos consultar la ficha de la validación.
Desde el menú podremos acceder a la ficha de la validación, que cómo podemos ver en la imagen siguiente, estará bloqueada.
También podremos realizar esta consulta cuando la validación haya sido omitida.
×
![]()
5 - OTROS CONCEPTOS A CONSIDERAR EN LA VALIDACIÓN DE UN ALBARÁN
Gestión de lotes
Si durante el proceso de validación entramos la referencia de un artículo con gestión de lotes, deberemos indicar dicho lote, y este se mostrará en los detalles de la ficha de la validación.
Si expedimos más de un lote para un material se mostrarán todos los lotes en la misma línea.
Para más información sobre la gestión de lotes consulte el siguiente enlace:
Gestión de lotes
×
![]()
Tal y cómo podemos ver a continuación, al aceptar la validación y sincronizarlo con el albarán, se mostrará esta información separando cada lote en un línea.
×
![]()
Cantidad por validación
En ocasiones nos podemos encontrar que un material esté separado en varios paquetes, y que todos ellos vengan identificados con el mismo código de barras. De manera que si contabilizamos todas las partes de este material contabilizaremos más unidades de las que realmente hemos expedido.
Un ejemplo de ello puede ser un mueble empaquetado en 2 partes e identificados con el mismo código de barras. Para evitar duplicar su contabilización podemos indicar en la ficha de este artículo cuantas partes lo conforman.
Para este ejemplo, en que 1 unidad de material está formado por 2 paquetes, podemos indicar un 0,5 en el campo "Cant./validación entrega". Así, para dos paquetes con el mismo código de barras contaremos una unidad.
Nos podemos encontrar también con el caso contrario. Cómo por ejemplo, artículos suministrados en packs.
Un ejemplo sería la venta de una caja de 100 unidades de bolígrafos. En este caso, podemos indicar una "Cant./validación entrega" de 100 en la ficha del artículo bolígrafo.
×
![]()
Documentos relacionados
