G-20487 :Plantillas de documentos

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G-20487: Plantillas de documentos

Tipo documento: Guía

Módulos: Base/sistema

Fecha creación: 21/07/2012

Versión: 2012.2c build 4231

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

La gestión de plantillas de documentos es un sistema que facilita la creación de documentos.

Estas plantillas permiten el uso de herramientas de edición de texto (por ejemplo Word) y el uso de referencias de campo para personalizar documentos con los datos específicos de cada ficha.

De esta forma podemos evitar el tener que redactar manualmente documentos específicos.

Primero deberemos crear el documento que necesitemos y que pueda servir de plantilla, indicando con referencias de campo todos aquellos datos que puedan variar entre fichas.

Un ejemplo de ello sería un contrato de compra-venta cómo el que podemos ver a continuación, en el que se indican todos los datos de un presupuesto de ventas mediante referencias de campos.

Nota:
Para más información del uso de las referencias de campos consulte el siguiente enlace: Referencias de campos

Para gestionar el uso de un documento cómo plantilla, vamos al menú Configuración >> Auxiliares >> Plantillas de documentos y accedemos a la "Lista de plantillas de documentos de informes".

Añadimos una nueva, y rellenamos los datos generales de la ficha de la plantilla:

- Nombre: Indicamos el nombre de la plantilla.

- Archivo (*.doc): Seleccionamos el documento que usaremos cómo plantilla.

- Guía nombre archivo: Permite dar un nombre al archivo que crearemos con la plantilla. Si no se indica, se le asignará un nombre de archivo automáticamente.

Nota:
Este texto también permite la inclusión de referencias de campos.

- Idioma de la plantilla: Permite indicar el idioma en que se redacta el documento.

- Carpeta de exportación: Permite elegir la carpeta de destino del documento creado a partir de la plantilla.
Por defecto, y si no la cambiamos, se guardará en la carpeta "Mis documentos".

Desde la pestaña "Formularios accesibles", debemos indicar desde que fichas estará accesible la plantilla.
De esta forma, podemos acotar su uso, evitando errores y exceso de información.

En el ejemplo siguiente podemos ver cómo asociamos esta plantilla a las fichas de presupuestos.
De esta manera, esta plantilla de documento se podrá usar, sólo, desde las fichas de presupuestos.

Cómo podemos ver en el ejemplo, si desde una ficha de presupuesto accedemos a la pantalla de impresión, podemos acceder a la pestaña "Plantillas de documentos" y elegir la plantilla a usar.

Pulsaremos el botón "Exportar" para exportar todos los datos de la ficha a la plantilla.

Nota:
Si la ficha dispone de un campo de idioma, sólo se mostrarán las plantillas que corresponden al idioma de la ficha.

En este ejemplo basado en presupuestos, se dispone de un campo idioma (disponible desde la pestaña "Otros"). Por lo tanto, sólo se mostrarán las plantillas que correspondan al idioma del presupuesto.

Vista del documento exportado, en el que podemos ver que se han sustituido todas las referencias de campo por los datos de la ficha.

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