Tipo documento: Guía
Módulos: Base/sistema
Fecha creación: 12/07/2012
Versión: 2012.2c build 4231
Última revisión: 07/02/2016
( 2016.1 build 6102 )
Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.
Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar
ligeramente respecto a su versión.
1 - DATOS GENERALES
Para crear una plantilla de correo electrónico, vamos al menú .
Accedemos a la "Lista de plantillas de correos electrónicos de informes", desde donde podremos crear tantas plantillas cómo necesitemos.
Añadimos una nueva, y rellenamos los datos generales de la ficha de la plantilla.
Debemos seleccionar el formato del documento:
- Texto: Se habilitará una nueva pestaña "Texto mensaje" donde podremos entrar el texto de la plantilla.
- HTML: Si ya dispone de un documento HTML diseñado para usar de plantilla, puede elegir este formato. Se habilitará el campo "Archivo (*.html, *.htm)" para poder indicar el archivo.
En la imagen siguiente vemos la pestaña "Texto mensaje" donde puede entrar el texto de la plantilla, en el caso que elijamos el formato "Texto".
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En la imagen podemos ver que al elegir el formato HTML, se habilita el campo "Archivo (*.html, *.htm)" para poder incluir el documento.
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En esta guía nos basaremos en el formato
"Texto", pero el funcionamiento es similar para el formato
"HTML".
En los datos generales de la ficha de la plantilla podemos indicar también:
- Guía asunto: Permite entrar un texto para que se muestre en el
"Asunto" del correo electrónico que diseñamos. Si no se indica, este campo se rellenará automáticamente con el título de la ficha.
Nota:
Este texto permite la inclusión de referencias de campos, se explicará más adelante en este mismo documento.
- Idioma de la plantilla: Permite indicar el idioma en que se redacta la plantilla. Esta opción es útil para la impresión de fichas que no disponen de esta opción.
- Adjuntar informe: Permite indicar si la plantilla de correo electrónico debe, o no, adjuntar un informe.
Este informe se refiere a la impresión de la ficha desde la que usaremos la plantilla de correo electrónico.
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Desde la pestaña "Formularios accesibles", debemos indicar desde que fichas estará accesible la plantilla creada.
De esta forma, podemos definir su uso específico evitando errores y exceso de información.
En el ejemplo siguiente podemos ver cómo asociamos esta plantilla a las fichas de presupuestos.
De esta manera, esta plantilla de correo electrónico se podrá usar, sólo, desde las fichas de presupuestos.
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Si deseamos incluir algún archivo adicional al correo podemos hacerlo desde la pestaña "Archivos adjuntos".
Tal y cómo podemos ver en la imagen, podemos añadir tantos documentos adjuntos al correo como necesitemos.
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Una vez completada la plantilla de correo electrónico, mostraremos un ejemplo de su uso.
Por ejemplo, si accedemos a la pantalla de impresión de un presupuesto, veremos que dispone de la plantilla de correo electrónico que acabamos de crear, en la pestaña "Plantillas de correos electrónicos".
Seleccionamos la plantilla y pulsamos "E-mail".
Veremos que el correo electrónico que se abre a continuación, contiene todos los parámetros que hemos configurado.
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2 - DISEÑO DE LOS MENSAJES
Se puede diseñar la plantilla de 3 formas diferentes:
Plantilla de sólo texto
El texto de la plantilla contiene sólo texto. Este caso está explicado en el ejemplo del punto anterior.
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Plantilla con referencias de campo
Podemos personalizar la plantilla para cada ficha añadiendo referencias de campo. De esta forma, se puede trasladar la información desde la ficha, a la plantilla de correo electrónico.
Cómo podemos ver en el ejemplo, hemos añadido referencias de campo del contacto, y del número de presupuesto.
De esta manera, cuando usemos esta plantilla en el envío de un correo electrónico, las referencias de campo usadas en la plantilla serán sustituidas por la información específica del cliente.
Nota:
Para más información del uso de las referencias de campos consulte el siguiente enlace: Referencias de campos
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En la imagen siguiente podemos ver que, en el correo electrónico, las referencias de campos han sido sustituidas por los datos extraídos de la ficha.
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Plantilla con marcas HTML
Podemos personalizar la plantilla añadiendo marcas HTML. Esta es una herramienta que permiten mejorar el diseño del texto usando herramientas de edición de texto.
Cómo podemos ver en el ejemplo, hemos añadido unas marcas HTML indicando texto en negrita: , .
De esta manera, los textos "marcados" se mostrarán en negrita en el correo electrónico.
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En la imagen siguiente podemos ver que, en el correo electrónico, se muestra parte del texto en negrita.
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