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G-22830: Envío de emails directamente desde NG

Tipo documento: Guía
Módulos: Base/sistema
Fecha creación: 22/04/2020
Versión: 2021.1 build 8006

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

La aplicación permite enviar correos electrónicos directamente desde la aplicación sin necesidad de utilizar un gestor de correo externo.

1 - ACCESO A LA CONFIGURACIÓN
2 - CONFIGURACIÓN GENERAL
3 - OTROS PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN
4 - ENVÍO
5 - OPCIONES DEL EDITOR DE TEXTO
6 - ARCHIVOS ADJUNTOS
7 - AÑADIR ARCHIVOS ADJUNTOS DESDE MÓDULO DOCUMENTAL


1 - ACCESO A LA CONFIGURACIÓN

El envío de correos electrónicos directamente desde NG, viene desactivado por defecto.
Existen dos formas para activar esta herramienta, mediante el usuario "Admin" o desde la sesión de cada uno de los usuarios.

a) El usuario "Admin" es el único usuario que puede acceder a la lista de usuarios y configurar los correos de todos los usuarios.
Desde el usuario "Admin" podemos acceder al menú Red >> Usuarios y acceder a la ficha de cada usuario. Acceder a la pestaña "Otros" y marcar la opción "Enviar emails desde NG".
De esta forma se habilitarán los campos de esta sección para poder configurar la herramienta de email integrada en la aplicación.

b) Otra opción es acceder desde la sesión de cada usuario.
Para ello, debemos acceder a la ficha del usuario haciendo doble clic sobre el apartado que indica el usuario de la parte inferior de la pantalla de la aplicación.
Una vez accedamos a la ficha del usuario procederemos de igual forma.



2 - CONFIGURACIÓN GENERAL

Para enviar correos electrónicos directamente desde la aplicación, actualmente existen 2 protocolos: "Standard SMTP", y "Google OAuth2".
Indicaremos el "Tipo conexión email" según el protocolo a usar para el envío.


Envío Standard SMTP (más habitual):
Para configurar el email integrado con NG deberemos consultar con nuestro proveedor de servicio de correo electrónico los parámetros de la cuenta SMTP de nuestro correo electrónico.

- Servidor email: Es el nombre de nuestro servidor de correo. (Por ejemplo: mail.prueba_demo.com)
- Puerto: Es el número de puerto por el que se enviarán los correos. Los más habituales son: 465 y 587.
- Correo electrónico: Es la cuenta de correo electrónico por la que se enviarán los emails. (Por ejemplo: david@prueba_demo.com)
- Nombre a mostrar: Es el nombre que queremos que se muestre en el remitente del correo.
- Autorización requerida: Indica si nuestro servidor exige una autorización (contraseña) para el envío de emails. La mayoria de servidores lo exige, por lo que lo más habitual será marcar esta opción.
- Password: Es la contraseña de nuestro servidor de correo.
- SSL: Este campo indica si la comunicación va cifrada por el protocolo SSL. Es habitual marcar esta opción.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de configuración con Standard SMTP.




Envío Google OAuth2:
Para enviar correos electrónicos a través de Gmail directamente desde la aplicación, deberemos configurar la conexión "Google OAuth2" según los campos requeridos.

Para más información consulte el siguiente documento: Cómo configurar Gmail para realizar el envío de correos electrónicos directamente desde NG



3 - OTROS PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN

Otros parámetros a tener en cuenta son las opciones "Guardar copia adjuntos" y "Auto-enviar copia".

- "Guardar copia adjuntos": Cuando se envíe un email directamente desde NG, se guardará una copia de este correo enviado en la base de datos de NG. Si marcamos la opción "Guardar copia adjuntos" también se guardarán los archivos adjuntos enviados en la base de datos de NG.
Es importante configurar adecuadamente esta opción en función del volumen de correos y tamaño de los archivos adjuntos, para asegurarnos que la versión de SQL Server de la que disponemos no quede sobrecargada.

Nota:
Las versiones recientes de SQL Server Express Edition permiten un máximo de almacenamiento de 10GB; La versión de pago de SQL Server lo más probable es que no tenga límite en este aspecto.

- "Auto-enviar copia": Si marcamos la opción "Auto-enviar copia" se autoenviará una copia del correo enviado al remitente del correo electrónico (es decir, a la misma cuenta desde la que se envía).



4 - ENVÍO

Desde cualquier pantalla de la aplicación disponemos de la opción de enviar un correo electrónico. Si hemos activado la herramienta de envío de emails, este documento se enviará directamente desde NG.

Podemos enviar correos electrónicos desde el campo de correo electrónico de las fichas de la agenda, enviar cualquier documento (presupuesto, albarán, factura,...) desde su ficha, hacer campañas de comunicación/marketing por email, o realizar un envío masivo de documentos.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de envío desde una ficha de la agenda.



Otro ejemplo sería cómo enviar un presupuesto, en este caso y para enviar un presupuesto a un cliente pulsamos en la opción "Imprimir", y elegimos la opción "E-mail" del asistente de impresión.

De esta forma, y cómo podemos ver en la imagen, se abrirá un nuevo correo electrónico con el documento que hayamos elegido adjunto.

Nota:
Para facilitar los envíos, desde el asistente podemos usar la propuesta de destinatarios que nos ofrece la aplicación y/o del gestor de plantillas de correos.



Para más información sobre cómo realizar el envío por correo electrónico y sobre las plantillas de correos electrónicos consulte los siguientes documentos:





5 - OPCIONES DEL EDITOR DE TEXTO

Las opciones del editor de texto del mensaje de correo electrónico es el estándard para este tipo de aplicaciones.

Disponemos de las diferentes herramientas para configurar el texto según necesitemos, así como para añadir imágenes y/o enlaces.





6 - ARCHIVOS ADJUNTOS

El asistente también permite gestionar la sección de adjuntos del correo electrónico generado.

Así, haciendo doble clic sobre el documento adjunto podremos visualizarlo.



También disponemos de opciones para añadir o retirar más documentos al correo electrónico.

Nota:
Por defecto, la mayoria de servidores no permiten correos electrónicos de más de 10MB, esta herramienta controla que no nos pasemos de este tamaño.





7 - AÑADIR ARCHIVOS ADJUNTOS DESDE MÓDULO DOCUMENTAL

Si disponemos del módulo documental, el asistente también permite añadir archivos de la base de datos documental al correo electrónico.



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