G-20517 :Gestión de ejercicios

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G-20517: Gestión de ejercicios

Tipo documento: Guía

Módulos: Base/sistema, Contabilidad

Fecha creación: 05/09/2012

Versión: 2012.3 build 4288

Última revisión: 18/10/2016

( 2016.1c build 6124 )

Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.

Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar ligeramente respecto a su versión.

Un ejercicio es un periodo fiscal, y normalmente coincide con los años naturales. Por ejemplo, el ejercicio 2012, va desde el 01/01/2012 al 31/12/2012.

Con la instalación de la aplicación, se crea el primer ejercicio de forma automática.
En esta guía mostramos como crear nuevos ejercicios, y traspasar las cuentas contables al nuevo ejercicio.

1 - AÑADIR NUEVO EJERCICIO
2 - FUNCIONAMIENTO DE FECHAS
3 - CAMBIOS DE EJERCICIOS
4 - FILTRO AUTOMÁTICO POR FECHAS DEL EJERCICIO ACTIVO
5 - CIERRE/APERTURA DEL EJERCICIO
6 - BLOQUEOS

1 - AÑADIR NUEVO EJERCICIO

Para crear un nuevo ejercicio iremos a Configuración >> Ejercicios, y añadiremos uno nuevo.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de un nuevo ejercicio.
Cómo podemos ver, el periodo se fija automáticamente en un año natural, (se coge como referencia la fecha de fin del ejercicio anterior) y el "Estado" del ejercicio estará "Abierto".
El resto de campos hacen referencia a configuraciones contables y de tesorería, y se explican en otros documentos.

Una vez guardado el ejercicio, veremos cómo se crean, automáticamente, los periodos (meses) del ejercicio.
Los periodos pueden ser utilizados para el bloqueo de fechas. Esta operación la detallamos más adelante en este mismo documento.

Una vez completada la ficha, procederemos a la conversión de las cuentas entre ejercicios.
La conversión de cuentas entre ejercicios sólo es necesaria a partir del segundo ejercicio, y se basa en traspasar todas las subcuentas contables del ejercicio anterior al nuevo.
Esta operación es obligatoria, y aunque no tenga instalado el módulo de contabilidad deberá ejecutar el proceso.

Para ello deberemos ir a Opciones >> Conversión contable.

No es habitual, pero pueden reorganizar las subcuentas contables para el nuevo ejercicio si lo desean.
Por ello, en la parte de los detalles de la pantalla de conversión de cuentas, pueden indicar si desean continuar con el mismo código de subcuenta, modificarlo, o cancelarlo para el nuevo ejercicio.

Para completar el proceso pulsaremos "Ejecutar".

2 - FUNCIONAMIENTO DE FECHAS

Debemos tener en cuenta que las fechas de las operaciones que afectan al periodo fiscal (asientos contables, nóminas, facturas, etc.) deben coincidir con el ejercicio activo.

En el ejemplo podemos ver que al hacer una factura de ventas con una fecha fuera del ejercicio activo, se muestra un aviso.

El resto de las fechas no se controlan si no implican alguna referencia con la contabilidad, como por ejemplo, en la gestión de notas.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de la elaboración de una nota con una fecha fuera del ejercicio actual, y cómo el programa permite su registro sin mostrar ningún aviso al respecto.

3 - CAMBIOS DE EJERCICIOS

Para cambiar de ejercicio pulsaremos en la parte inferior de la pantalla principal donde se indica el ejercicio actual de trabajo.
Se abrirá una lista con los ejercicios disponibles, donde podremos elegir el ejercicio con el que queramos trabajar.

En el ejemplo siguiente podemos ver cómo cambiamos el ejercicio actual 2012 por el ejercicio 2011.

4 - FILTRO AUTOMÁTICO POR FECHAS DEL EJERCICIO ACTIVO

Se debe tener en cuenta que las listas de aquellas operaciones que afectan al periodo fiscal, se filtrarán automáticamente para mostrar las operaciones del ejercicio actual.

Por ejemplo, podemos ver que la lista de facturas de ventas filtra automáticamente por las fechas de inicio y fin del ejercicio activo.

En cambio, si accedemos a la lista de albaranes, podemos ver que no se filtra automáticamente por fechas.
En el caso de los albaranes se tiene en cuenta el estado del albarán, independientemente de la fecha en la que se realizó.

5 - CIERRE/APERTURA DEL EJERCICIO

Al finalizar el año es necesario crear un nuevo ejercicio para poder gestionar la facturación y/o la contabilidad del nuevo periodo, y realizar el cierre del ejercicio actual cuando sea posible.

Durante este proceso de cierre del ejercicio, los asientos contables correspondientes de regularización, cierre y apertura (en el nuevo ejercicio) se generarán automáticamente (a no ser que especifiquemos lo contrario).

Para realizar el cierre del ejercicio accedemos a la herramienta de cierre de ejercicio desde el menú Cambiar estado >> Cerrado.
En dicha herramienta podemos configurar el "Modo cierre" y los procesos a realizar.

Así, disponemos de los modos de cierre del ejercicio:
- Cierre ejercicio + Apertura ej. siguiente: Este modo realizará el proceso de cierre del ejercicio actual y la creación del asiento de apertura del ejercicio siguiente.
- Cierre definitivo (disolución empresa): Este modo permite cerrar la contabiladid de la empresa en la fecha indicada en "Fecha cierre definitivo".

Podemos configurar los procesos a realizar según necesitemos:
- Crear asiento regularización: Crea el asiento de regularización en el ejercicio que se está cerrando.
- Crear asiento de cierre: Crea el asiento de cierre en el ejercicio que se está cerrando.
- Renumerar asientos: Renumera los asientos de forma automática en el ejercicio que se está cerrando.
- Traspasar saldos: Traspasa los saldos del ejercicio que se cierra al asiento de apertura del próximo ejercicio.

Nota:
Si no marcamos la opción "Traspasar saldos", el proceso de cierre creará el asiento de apertura, pero este no contendrá los saldos traspasados. De esta forma podremos rellenar el asiento de apertura de forma manual.

Nota:
Para cerrar el ejercicio debe estar trabajando sobre el ejercicio que quiere cerrar.

6 - BLOQUEOS

Los bloqueos por fechas afectan únicamente a las fechas ligadas a puntos contables en el ejercicio.

Bloqueo de periodos

Podemos bloquear parte del ejercicio, pero debemos tener en cuenta que al bloquear un periodo, también se bloquearán los periodos anteriores.

En el ejemplo vemos cómo bloqueamos el periodo "Mayo" para que no se puedan generar nuevas operaciones que afecten de forma contable a este periodo.

También podemos ver que, en consecuencia, también se bloquean todos los periodos anteriores.

De la misma forma que antes, debemos tener en cuenta que al desbloquear un periodo, también se desbloquearán todos los periodos posteriores.

Así, tal y como podemos ver en el ejemplo, al desbloquear el periodo "Marzo", se desbloquean también todos los periodos posteriores.

Bloqueo por cierre de ejercicio

Al cerrar el ejercicio, este se bloquea impidiendo cualquier operación contable en las fechas del ejercicio.

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