Tipo documento: Guía
Módulos: Base/sistema, Almacén, Compras, Ventas, Contabilidad, Comercial
Fecha creación: 22/04/2022
Versión: Versión en desarrollo
Este documento se ha diseñado en base a la versión especificada en la cabecera.
Si dispone de una versión diferente, las imágenes y/o las funcionalidades detalladas en este documento pueden variar
ligeramente respecto a su versión.
1 - CLASIFICACIÓN CONTABLE EN LA FICHA DE LA AGENDA
Al dar de alta la ficha de un tercero en la agenda, la aplicación establecerá una clasificación contable en base a la "Relación" indicada en la ficha, y la subcuenta contable correspondiente.
Para facilitar la explicación nos basaremos en el ejemplo de un proveedor, pero funciona de igual forma para los clientes, etc.
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Así, tal y como podemos ver en la imagen siguiente, al dar de alta la ficha de un proveedor, se establecerá automáticamente la clasificación contable "Proveedores", un código de proveedor, y se asociará una subcuenta contable de forma automática 4000.XXXX
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El código de proveedor se compondrá de un
"Prefijo código agenda" + un número asignado en la clasificación contable. En el caso de nuestro ejemplo
"P11", siendo
"P" el prefijo código agenda para los proveedores y el número
"11" asignado a nuestro proveedor en la clasificación contable.
Nota:
El "Prefijo código agenda" está indicado en la ficha de clasificaciones contables de terceros que veremos más adelante en este documento.
El código de subcuenta de proveedor asociado se compondrá de una primera parte del código correspondiente al
"Grupo contable" + un número asignado en la clasificación contable. Siguiendo con nuestro ejemplo vemos el código
"4000.0011", siendo
"4000" el código correspondiente al grupo contable de proveedores y
"0011" el número asignado a nuestro proveedor en la clasificación contable.
2 - CAMBIO DE CLASIFICACIÓN CONTABLE
Tal y como hemos visto en el punto anterior, al dar de alta la ficha de un cliente/proveedor, se establece por defecto, una clasificación contable y, también, se asocia de forma automática a una subcuenta contable.
Pero esta clasificación se puede cambiar según necesitemos.
Por ejemplo, al dar de alta la ficha de un proveedor, la aplicación la clasifica, automáticamente y por defecto, en la clasificación contable "Proveedores" (que corresponde al grupo contable 4000).
Pero es posible que queramos cambiar esta clasificación contable a "Acreedores por prestaciones de servicios" (grupo contable 4100).
Una vez cambiada la "Clasificación contable", vemos que al guardar, se regenerarán los códigos de proveedor y subcuenta.
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3 - NUEVAS CLASIFICACIONES
En podemos ver que la aplicación dispone, por defecto, de las clasificaciones contables más habituales.
En la aplicación no están definidas todas las posibilidades que prevé el plan contable para no colapsar esta lista, pero podemos añadir nuevas clasificaciones contables según necesitemos.
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Al añadir una nueva clasificación contable de terceros, en la ficha indicaremos:
- Nombre: Podemos definir un nombre para la nueva clasificación, pero para evitar confusiones, es aconsejable que el nombre coincida con el indicado en el plan contable.
- Relación de la agenda: Indicaremos la relación en la que estará clasificado el tercero para esta clasificación contable.
- Cuenta: Seleccionaremos la cuenta contable a la que estará asociada.
- Prefijo código agenda: Indicaremos un prefijo para esta clasificación contable, que servirá para dar el código de tercero (y que también irá vinculado con el código contable).
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Así, tal y como podemos ver en el ejemplo siguiente, al crear la ficha de un tercero con esta nueva clasificación contable, podemos ver como se establece el código de proveedor específico "PA1" y la subcuenta de proveedor asociada "4040.0001", según lo configurado en la ficha de la clasificación contable.
En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo para un proveedor, pero funcionará de igual forma para los clientes.
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4 - CONFIGURACIÓN DE CLASIFICACIONES CONTABLES PREDETERMINADAS
Es posible, que de forma habitual, usemos siempre las mismas clasificaciones contables para clientes y proveedores. Así, para agilizar esta gestión, podemos configurar una clasificación contable predeterminada.
Desde , desde la sección "Configuración contabilidad" de la pestaña "Módulos", podemos definir la clasificación contable de proveedores y la clasificación contable de clientes que queremos que se asocie, por defecto, al dar de alta la ficha de un tercero.
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5 - OTRAS CLASIFICACIONES CONTABLES
Tal y como hemos visto anteriormente en este documento, las clasificaciones contables de clientes/proveedores (que son los más habituales), tienen un código contable de tercero que está formado por un prefijo + un número asignado en la clasificación contable.
Pero existen otras clasificaciones en el sistema para personas/empresas (agentes comerciales, transportistas, y transitarios) que disponen también de un prefijo aunque no tengan ninguna cuenta contable asociada.
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Por coherencia y para que el funcionamiento de la aplicación sea homogéneo, al crear fichas de terceros con estas clasificaciones contables se les asociará un código de tercero formado por el prefijo definido en su clasificación contable, aunque estas clasificaciones no dispongan de ninguna cuenta contable asociada.
En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de una ficha de un agente comercial. Así, en la pestaña "Agente comercial" vemos que dispone de un "Código agente comercial", en este caso, "A1".
Mientras que, por su clasificación, no dispone de subcuenta de agente comercial.
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6 - CAMBIO DE CLASIFICACIÓN DE UN CLIENTE/PROVEEDOR CUANDO YA SE HAN REGISTRADO ASIENTOS CONTABLES
Es posible que en algún momento nos encontremos con que necesitamos cambiar la clasificación contable de un cliente/proveedor cuando ya hemos realizado varias gestiones administrativas y registrado los asientos contables correspondientes.
Tal y como hemos visto en apartados anteriores de este documento, podemos cambiar la clasificación contable de un cliente/proveedor según necesitemos. Al cambiar esta clasificación, se modificará la subcuenta contable del cliente/proveedor de forma automática.
Si hay asientos contables creados en los ejercicios abiertos, estos asientos se actualizarán automáticamente con el nuevo código de subcuenta del cliente/proveedor.
En cambio, en los ejercicios cerrados, los asientos mantendrán el código de subcuenta que tenían en su momento.
Para más información puede consultar el siguiente documento:
Cambio de código de una subcuenta
7 - USO DE LA SUBCUENTA DE CARGO POR DEFECTO EN FUNCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN CONTABLE DE CLIENTES/PROVEEDORES
Es posible, que de forma habitual, usemos siempre la misma subcuenta de cargo/abono en la que se registrará el gasto
(proveedores) y/o el ingreso
(clientes). Así, para agilizar esta gestión, podemos configurar las clasificaciones contables de clientes/proveedores para que se asocie una subcuenta de cargo/abono de forma predeterminada.
Así, en la ficha de la clasificación contable, en la pestaña
"Otros" podemos marcar la opción
"Utilizar scta. c./a. defecto" para habilitar esta opción.
Nota:
La subcuenta de cargo/abono está definida en los parámetros de configuración del ejercicio. En la pestaña "Contabilidad (Subcuentas)" de la ficha del ejercicio, estarán definidas las subcuentas en los campos "Compras" y "Ventas".
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Una vez habilitada esta opción, al dar de alta la ficha de un proveedor/cliente, se asociará la subcuenta de cargo/abono por defecto.
En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo para la ficha de un proveedor, en que en la pestaña "Proveedor", por defecto, se ha asociado la subcuenta de cargo donde se registrará el gasto.
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En cambio, si no habilitamos la opción de "Utilizar scta. c./a. defecto", al dar de alta la ficha de un cliente/proveedor, el campo de la subcuenta de cargo/abono estará en blanco.
Y al no haber especificado dicha subcuenta, en el momento de registrar las facturas correspondientes, la aplicación solicitará que se especifique la subcuenta de cargo/abono.
En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo para la ficha de un acreedor, en la que no se ha asociado la subcuenta de cargo.
Así, cuando entremos facturas para este acreedor, deberemos indicar la subcuenta de cargo en la misma factura.
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